Aufgabe

Mit dem Start der Planung des StartUp 2021 im Sommer 2020 war die große Herausforderung, eine Veranstaltung zu planen, die unter allen denkbaren Rahmenbedingungen bei der Entwicklung der Pandemie absolute Planungssicherheit bietet – was uns automatisch zum Ansatz des Hybrid-Events führte.
Dabei tauchten so wichtige Fragen auf wie:

  • Wie bekommt man trotzdem die Emotion transportiert, die man bei den bisherigen StartUps im direkten Kontakt mit den Gästen/ Zuschauern erzeugen konnte?
  • Wie also gibt man Gästen/ Zuschauern das Gefühl dabei zu sein, anstatt nur zu konsumieren?
  • Wie schaffen wir Live-Kommunikation ohne „live“?
  • Wie schaffen wir die Planung zweier relevanter Ereignisformate in anspruchsvoller Afterwork-Anmutung?

Schnell war klar, dass man nicht zurückschauen, sondern vielmehr die Zukunft in den Fokus nehmen wollte, mit Blick auf die Chancen und Herausforderungen, die der aktuelle Wandel mit sich bringt. Dabei war von der ersten Sekunde der Anspruch gesetzt, in der Umsetzung neue Wege zu gehen.

Konzept

Ganz nach dem VBA-Motto „Connected Experts“ wurde in agiler Zusammenarbeit mit dem Zukunftsinstitut von Matthias Horx ein digitales Event für den Kunden metafinanz Informationssysteme GmbH konzipiert, das nicht nur die Speaker und deren zukunftsweisenden Vorträge voll zur Geltung kommen lässt. Eine Mischung aus unterhaltenden Elementen und Tools zum aktiven Partizipieren an der Inspiration Week sollte den Gästen die Leichtigkeit geben, in die Stimmung und die Themen hinein zu spüren und ein Teil des Ganzen zu werden.

Zu guter Letzt stellte man sich zahlreichen technischen Herausforderungen, um zu der Inspiration auch die Innovation nicht zu kurz kommen zu lassen.

Das Event-Design sollte eine visuelle und akustische Orientierung schaffen, dass in allen Manifestationen – von der Einladung über die Event-Website, der Streaming-Page inkl. Chat bis hin zum Set-Design im Produktions-Studio – überzeugt.

VBA bereicherte an zwei Abenden das beeindruckende Speaker Lineup des Zukunftsinstituts mit zwei relevanten Ereignisformaten in anspruchsvoller Afterwork-Anmutung.
Zum einen inszenierten Prof. Dr. Harald Lemke und Jörg Sellerbeck als Weltpremiere das interaktive, spekulative Happening »Das Internet des Essens«. Sie führten über Ihre Probierküche in die Zukünfte der Küche ein.
Die katastrophische Küche, die gastroethische Küche und die posthumane Küche stellten sich dem »Feedback« der Probierenden.
Zum Ende der Inspiration Week fasste der Keyjoke-Speaker Dr. Oliver Tissot die Kernbotschaften der Inspiration Week zusammen und spitzte sie für unsere Lachmuskeln zu.

Im Projektverlauf wurde das Konzept aufgrund der aktuellen Pandemie-Entwicklung ständig angepasst, das u.a. zu immer mehr Zuschaltungen anstelle von Live-Auftritten im Studio führte und gleichzeitig umfassende begleitende Hygiene-Maßnahmen vor Ort, zum Schutz des Produktions-Teams, notwendig machte.

Ergebnis

Hierzu lassen wir gerne mal die Beteiligten sprechen:

Zuschauer:
Ein rundum grandioses Event!! „Ein sehr gutes Eventformat, um andere Kollegen kennenzulernen.“

metafinanz:

Wow, wow, wow, happy, geflasht und dankbar, Teil dieser Woche gewesen sein zu dürfen. Großartige Moderatoren, grandiose Musik-Acts und ein unglaubliches Team hinter den Kameras. Ohne Euch wäre alles nichts.

Speaker:
Neben den richtig guten Impulsgebern habe ich heute live on stage das wundervolle Technik,- Organisations- und Moderationsteam vor und hinter den Kulissen erleben dürfen. Was am Bildschirm “wie im Fernsehen” so einfach aussieht, ist auf der Hinterbühne harte und bis auf den kleinsten Millimeter professionelle (Regie)-Arbeit. Danke für diesen großartigen meta-Spirit der einen Unterschied macht

Moderator:
Nico, Severin und alle weiteren Beteiligten der VBA: Ihr habt gezaubert, nicht nur umgesetzt!!! Großes Kino

Wahrscheinlich ist deshalb das Ergebnis so einzigartig wahrgenommen worden, da unsere Denke perfekt mit dem Mindset des Kunden, der metafinanz Informationssysteme GmbH, matchte. Denn das alles war nur möglich, weil das Event- und Design-Team agil und frei von ein-engenden Prozessen arbeiten, ändern, schnell reagieren und viel Spaß haben konnte. Keine Hierarchien, jeder pushte seine Skills und inspirierte die anderen Gewerke damit zu weiteren Höhenflügen. Allein das ist eine Meisterleistung für sich: Alle beteiligten Gewerke in einem recht straffen Zeitfenster, über Weihnachten, inklusive Lockdown-Beschränkungen und unter weiteren Corona-Kapriolen erfolgreich koordiniert zu haben.

Durch die Vielfalt an gestalterischen, unterhaltenden und interaktiven Elementen die wir zusammen geschaffen haben, kam bei den Gästen das Dabei-Gefühl zustande. Dies auf Mitarbeiter- und Kunden-Ebene erreicht zu haben, ist wohl die größte Energieleistung dieser Inspiration Week. Daneben galt es die verschiedensten Medien unter einen Hut zu bringen und das beeindruckende Event-Design zu entwickeln. Also sowohl in Echtzeit mit der Slider-Cam, im Broadcast mit den Bauchbinden usw., auf der Website, im Print, im Set-Design und bei der Mitarbeiter-Box.

Die vielen Highlights, die das Event zu einem vollen Erfolg werden ließen, entdecken sie per mouse-over in der folgenden Bilder-Galerie:

Agility at it’s best!