Hinter den Kulissen: Die Ausgangslage
Volvo Trucks veranstaltet jährlich ein Kickoff-Event für Werkstattleiter, Vertriebs- und Verkaufsleiter sowie interne Führungskräfte. Ziel ist es, die gesamte Mannschaft auf ein gemeinsames Verständnis der Strategie und Zielsetzungen für das neue Geschäftsjahr einzuschwören. Ergänzt wird das Event durch eine Awardverleihung, mit der besondere Leistungen des Vorjahres gewürdigt werden. Es nahmen rund 350 Gäste teil.
Die Herausforderung: Unser Weg zum Ziel
Die Anforderungen waren hoch: Alle Gäste sollten im selben Hotel übernachten, die Hauptveranstaltung sowie 14 parallele Workshops mussten logistisch abbildbar sein – und das alles an einem Ort. Die größte Herausforderung stellte der Raumumbau dar: Innerhalb von zwei Stunden musste der Haupttagungsraum für das Abendprogramm komplett umgestaltet werden – von Kinobestuhlung zu Stehtisch-Setup mit Buffetstationen und Lounge-Bereich. Dieselbe Umwandlung erfolgte in der Nacht erneut, um am nächsten Tag wieder Workshopflächen bereitzustellen.
Die Strategie: Unser Plan für den Erfolg
Die Wahl fiel auf das Infinity Hotel München. Es überzeugte durch Nähe zum Flughafen, ausreichend Parkplätze, Platz für zwei ausgestellte Trucks und flexible Raumnutzung. Mit Hilfe eines, von VBA bereitgestellten und programmierten, digitalen Tools konnten sich die Teilnehmer im Vorfeld zu Workshops anmelden. In der Gestaltung zog sich die Markenidentität von Volvo Trucks durch das gesamte Haus – von Projektionsflächen über Beschilderung bis hin zum Catering, das eine kulinarische Reise durch Europas Volvo-Standorte abbildete.
Workshop
Speaker
Truck-Ausstellung
Europa-Dinner
Awardverleihung
Das Resultat: Erfolge auf einen Blick
Die Veranstaltung bot eine starke Kombination aus klarer Information, Wertschätzung und persönlichem Austausch. Die Teilnehmer schätzten die kurzen Wege, das stimmige Setting und die emotionalen Momente – insbesondere die Keynote der ehemaligen Bahnrad-Weltmeisterin Kristina Vogel, die für große Resonanz sorgte. Der Umbau des Raumes überraschte und beeindruckte – und schuf nahtlose Übergänge zwischen den einzelnen Eventphasen.
Erkenntnisse und Zukunft: Unser Fazit
Das Event zeigte, wie sich ein komplexes Format auch unter engen Zeitfenstern erfolgreich realisieren lässt – mit präziser Planung, einem eingespielten Team und klarer Kommunikation. Der Volvo Trucks Kickoff bewies, wie effektiv ein Veranstaltungsdesign sein kann, das Inhalte, Emotionen und Markenerlebnis in einem Raum vereint – ohne Kompromisse bei Komfort und Qualität.
