Hinter den Kulissen: Die Ausgangslage
Mit dem Wunsch, ein starkes Zeichen der Wertschätzung zu setzen und Raum für Austausch zu schaffen, lud Amicale 2025 zum großen Sommerfest ein. Über 2400 Gäste, darunter rund 700 Kinder, folgten der Einladung. Ziel war es, Kolleginnen und Kollegen,die Großteils auch aus dem Homeoffice arbeiten, wieder zusammenzubringen, gemeinsame Erlebnisse zu ermöglichen und der gesamten Belegschaft inklusive Familien eine entspannte Zeit zu bieten – fernab vom Arbeitsalltag.
Die Herausforderung: Unser Weg zum Ziel
Die größte Hürde: der enge Zeitplan. Die Veranstaltungsanfrage kam kurzfristig, die Durchführung fiel auf einen stark frequentierten Juni-Freitag – viele Dienstleister waren bereits ausgebucht. Hinzu kam die logistische Herausforderung, dass die Location sowohl am Vortag als auch am Folgetag durch andere Veranstaltungen belegt war. Aufbau, Durchführung und Abbau mussten daher nahezu nahtlos ineinandergreifen. Die Planung unter freiem Himmel machte außerdem ein wetterfestes Gesamtkonzept notwendig, das auch bei Regen für ein gelungenes Event sorgen konnte.
Die Strategie: Unser Plan für den Erfolg
Die Wahl fiel auf die Metropolitan Street in den Bavaria Filmstudios – eine Filmkulisse mit authentischem Straßenflair, ideal für ein offenes Sommerfest mit Festivalcharakter. Die Location ermöglichte separate Bereiche für Kinderbetreuung, interaktive Führungen durch die Filmstadt sowie den Aufbau eines transparenten Zelts, das Schutz vor Regen bot, ohne die besondere Atmosphäre zu beeinträchtigen. Das Veranstaltungskonzept setzte bewusst auf eine Mischung aus fest installierten Stationen, Food Trucks, offenen Plätzen und familienfreundlichen Angeboten. Dank paralleler Nutzung bestehender Strukturen vor Ort konnte nicht nur Zeit gespart, sondern auch besonders ressourcenschonend geplant werden.
Food Trucks
Filmstadt
Kinderland
Führungen
4D Kino
Das Resultat: Erfolge auf einen Blick
Die Metropolitan Street verwandelte sich in ein lebendiges Straßenfest. Über 1600 Gäste nahmen an individuellen Führungen durch die Filmstadt teil, Kinder und Erwachsene fanden gleichermaßen vielfältige Beschäftigungen – von kulinarischen Genüssen über kreative Spielangebote bis zur großen Tanzfläche. Trotz eines Regenschauers blieb die Stimmung ungetrübt: Es wurde getanzt, gelacht und gefeiert. Besonders die gelungene Mischung aus festem Cateringangebot und Food Trucks sorgte für breite kulinarische Vielfalt. Für viele Gäste war es das erste Sommerfest außerhalb der Firmenräumlichkeiten – ein Tapetenwechsel, der durchweg positiv aufgenommen wurde.
Erkenntnisse und Zukunft: Unser Fazit
Das Sommerfest zeigte eindrucksvoll, wie wichtig großzügige Außenflächen, flexible Konzepte und eine familienfreundliche Atmosphäre für solche Formate sind. Die Nutzung bestehender Setups und Infrastrukturen ermöglichte ein nachhaltiges Event mit starker Wirkung. Das positive Feedback von Kunden und Gästen unterstreicht den Erfolg – und legt den Grundstein für eine mögliche Weiterentwicklung des Konzepts. Ob „Nacht der Superstars“ oder “James Bond-Edition“: Die Bavaria Filmstadt bietet zahlreiche Möglichkeiten, das Format kreativ auszubauen.
