Zum Inhalt springen
Weihnachtsfeier
So halten Sie die Kosten überschaubar
Jeder kennt sie, die Frage: „Und was machen wir dieses Jahr zur Weihnachtsfeier?“ Kaum stehen die ersten Ideen im Raum, folgt meist schon die nächste Frage – „Und wie viel kostet dan?“ Eine besondere Weihnachtsfeier muss nicht automatisch das Budget sprengen. Hier ein paar Tipps und Tricks, wie Sie das Beste aus Ihrem Budget herausholen und, wenn Sie clever sind, im 110-Euro-Steuerfreibetrag bleiben.
Was kostet eine Firmenweihnachtsfeier pro Person?
Für eine erste Budgetplanung helfen drei einfache Kostenrahmen:
- Bis 110 Euro brutto pro Person: Gut machbar mit klar kalkulierten All-inclusive-Paketen, einem kompakten Programm oder Shared-Konzepten für kleinere Teams.
- Etwa 110 bis 180 Euro brutto pro Person: Mehr Individualisierung bei Catering, Getränken, Technik, Dekoration und Rahmenprogramm.
- Ab etwa 180 Euro brutto pro Person: Aufwendige Eventinszenierungen, exklusive Locations, Showacts, individuelles Branding oder eine größere Afterparty.
Diese Werte sind eine Planungshilfe, kein pauschaler Marktpreis. Eine Feier für 30 Personen wird anders kalkuliert als ein exklusiver Firmenweihnachtsmarkt für 300 Gäste. Gleichzeitig kann ein gut geplantes Paket günstiger sein als viele einzelne Dienstleister, die separat beauftragt werden.
Budget schnell einschätzen
Sie nennen uns Teamgröße, Wunschtermin und Ziel der Feier. VBA Events zeigt Ihnen, welcher Rahmen realistisch ist und welche Leistungen sinnvoll kombiniert werden können.
Was bedeutet der 110-Euro-Freibetrag bei der Weihnachtsfeier?
Für Betriebsveranstaltungen gilt unter den gesetzlichen Voraussetzungen ein Freibetrag von 110 Euro brutto pro teilnehmendem Arbeitnehmer und Veranstaltung. Er kann für bis zu zwei Betriebsveranstaltungen pro Jahr genutzt werden, wenn die Veranstaltung grundsätzlich allen Mitarbeitenden des Betriebs oder eines Betriebsteils offensteht.
Wichtig: In die Berechnung fließen nicht nur Essen und Getränke ein. Auch Location, Technik, Künstler, Eventmanagement und weitere direkt mit der Veranstaltung verbundene Aufwendungen können dazugehören. Wird der Freibetrag überschritten, ist grundsätzlich nur der darüberliegende Anteil steuerlich zu prüfen – nicht automatisch die gesamte Feier.
Welche Kosten zählen zum 110-Euro-Freibetrag?
Berücksichtigt werden grundsätzlich nicht nur Speisen und Getränke. Auch weitere vom Arbeitgeber getragene Aufwendungen können in die Berechnung einfließen, beispielsweise:
- Location und Raummiete
- Speisen und Getränke
- Musik, Künstler und Rahmenprogramm
- Beleuchtung und Veranstaltungstechnik
- Eventagentur und Eventmanagement
- Dekoration und Ausstattung
- organisierte gemeinsame Transfers
- Geschenke aus Anlass der Veranstaltung
- Trinkgelder, Stornokosten und bestimmte Auflagenkosten
- Leistungen für Begleitpersonen
Entscheidend ist deshalb immer die Gesamtkalkulation der Veranstaltung. Ein einzelnes Paket, das unter 110 Euro brutto pro Person angeboten wird, garantiert noch nicht automatisch, dass auch die komplette Betriebsveranstaltung unter dem Freibetrag bleibt.
Wie werden Begleitpersonen berechnet?
Begleitpersonen erhalten keinen eigenen Freibetrag von 110 Euro. Ihr Kostenanteil wird dem jeweiligen Arbeitnehmer zugerechnet.
Nimmt ein Arbeitnehmer gemeinsam mit einer Begleitperson teil und beträgt der rechnerische Anteil 100 Euro pro anwesender Person, werden dem Arbeitnehmer insgesamt 200 Euro zugerechnet. Nach Abzug des Freibetrags verbleiben in diesem vereinfachten Beispiel 90 Euro steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Unternehmen sollten deshalb bereits bei der Einladung klären, ob Begleitpersonen teilnehmen dürfen und wie diese in der Budget- und Steuerberechnung berücksichtigt werden.
Was passiert, wenn die Weihnachtsfeier mehr als 110 Euro kostet?
Bei einer begünstigten Betriebsveranstaltung ist grundsätzlich nur der Teil steuerpflichtig, der den Freibetrag übersteigt. Unter den gesetzlichen Voraussetzungen kann der Arbeitgeber diesen Anteil gegebenenfalls mit 25 Prozent pauschal versteuern. Die konkrete Behandlung sollte mit der Lohnbuchhaltung oder der steuerlichen Beratung abgestimmt werden.
Unter 110 Euro brutto pro Person im Winterdorf feiern?
Für Teams ab 100 Personen ist die Exklusivbuchung aktuell ab 92 Euro netto pro Person kalkuliert. Kleinere Teams feiern an Shared Days im eigenen Bereich. Jetzt Wunschtermin im Posthof prüfen.
Hinweis: Diese Informationen ersetzen keine steuerliche Beratung. Lassen Sie die konkrete Abrechnung bitte von Ihrer Steuerberatung prüfen.
Ein konkretes Beispiel aus München: das Winterdorf im Posthof
Im Winterdorf im Posthof beim Deutschen Museum ist eine exklusive Firmenweihnachtsfeier ab 100 Personen aktuell ab 92 Euro netto und damit unter 110 Euro brutto pro Person kalkuliert. Enthalten sind ein eigener Weihnachtsmarkt mit vier betreuten Buden, Speisen, Getränken, Musik, Dekoration, Personal und beheizter Lounge.
Kleinere Teams müssen trotzdem nicht auf das Winterdorf-Gefühl verzichten. An ausgewählten Shared Days erhält jede Firma einen eigenen Bereich, während die Eventfläche gemeinsam genutzt wird. Dadurch bleibt die Feier besonders, ohne dass ein kleines Team die komplette Location exklusiv finanzieren muss.
Zusätzliche Programmpunkte wie Eisstockschießen, Fotobox, Karaoke oder eine Afterparty im Secret Santa Club können passend zum Budget ergänzt werden und direkt mit dem Kostenrechner für das Winterdorf im Posthof einkalkuliert werden.
So sparen Sie, ohne an der Stimmung zu sparen
- Früh reservieren: Im Juni und Juli ist die Auswahl bei Terminen und Locations meist deutlich größer.
- Fixpreis statt Einzelgewerke: Ein klar definiertes Paket reduziert Nachträge und Koordinationskosten.
- Shared Days nutzen: Ideal für kleinere Teams, die eine besondere Location möchten, aber keine Exklusivmiete benötigen.
- Prioritäten setzen: Lieber eine starke Idee und gutes Essen als fünf Programmpunkte, die niemand braucht.
- Teilnehmerzahl sauber planen: Verbindliche Rückmeldungen verhindern unnötige Catering- und Personalkosten.
Sie möchten eine Firmenweihnachtsfeier, die ins Budget passt und trotzdem nicht nach Standardprogramm aussieht?
VBA Events entwickelt ein passendes Konzept für Ihr Team – transparent kalkuliert, professionell organisiert und auf Wunsch komplett aus einer Hand.
